Choisir son logiciel de signature électronique

Dans le monde des affaires, la signature électronique est devenue très courante grâce à son efficacité. Qu'est-ce que c'est, quels sont ses avantages et surtout comment choisir son logiciel ? Retrouvez les réponses à ces questions dans les lignes qui suivent.

Signature électronique : qu'est-ce que c'est ?

La signature électronique se définit comme un mécanisme utilisé pour garantir l'intégrité d'un document électronique et en même temps pour authentifier son auteur, par analogie avec la signature manuscrite que l'on voit habituellement sur le papier. Il faut noter qu'elle se distingue de la signature écrite par le fait qu'elle n'est pas visuelle. Attention ! Il ne faut pas la confondre avec une signature électronique manuscrite. Il faut reconnaître qu'elle a la même valeur juridique et la même signification qu'une signature manuscrite. En effet, une signature électronique permet de garantir totalement l'intégrité d'un document pour s'assurer que le fichier n'a pas pu subir une altération entre sa signature et sa consultation. De plus, elle authentifie l'auteur du document pour reconnaître l'identité du signataire. Enfin, elle permet également de renforcer une preuve de consentement. Ainsi, une signature électronique doit respecter certaines caractéristiques telles que : authentique, inaltérable, infalsifiable, irrévocable et non réutilisable. Elle peut être utilisée pour tous types de documents essentiels tels qu'un contrat de travail, un document comptable, une facture, un acte notarié, un mandat ou un contrat de vente, un document juridique, un bon de commande et un devis. Pour voir plus d'infos, cliquez ici universign.com

Quels sont les avantages de la signature électronique ?

La signature électronique est un véritable outil de service tant pour le signataire que pour le destinataire. C'est un mécanisme permettant à la fois un gain de temps et un gain de profit. Mieux encore, elle permet de :

• Signer rapidement un document : en quelques secondes, tout document peut être signé. De plus, vous pouvez les parapher simultanément par parties au lieu de le faire un par un comme sur un papier.
• Faciliter l'échange et l'envoi de fichiers, qui peut se faire par smartphone ou par ordinateur.
• Faire des économies puisque vous n'aurez pas besoin d'acheter du papier ou de l'encre pour l'impression. De plus, vous serez exonéré des frais de déplacement.
• Automatiser tout processus puisque les traitements et actions peuvent être envoyés une fois le document signé.
• Sécuriser tous types de données dématérialisées : vous aurez une garantie totale de l'intégrité de vos données.
• Améliorer les conditions de vie de chaque employé et surtout des clients : chaque entité externe ou interne de l'entreprise aura une liberté de temps en utilisant une signature électronique pour gérer les tâches administratives courantes.
• Disposer d'une vue d'ensemble instantanée pour suivre en temps réel l'avancement des documents.
• Être plus efficace et plus simple. C'est le bénéfice attendu de l'utilisation d'une signature électronique.

Quelques notions à connaître sur la signature électronique !

Beaucoup de personnes pensent qu'une signature électronique n'est qu'un scan de la signature et ceci vous aidera à y voir plus clair. Il faut savoir beaucoup de choses sur ce type de signature, car elle est actuellement utilisée par de nombreuses entreprises et il y a même des entreprises qui exigent l'envoi de documents par email et donc la signature électronique. Et n'oublions pas qu'une signature électronique est légale même si elle n'est pas un scan de votre propre signature. Pour créer votre signature électronique, il vous suffit de décrire votre lettre au format PDF ou autre, puis de cliquer sur le lien en bas de page pour la signer. Ensuite, pour vous aider à créer facilement ces signatures, il est utile d'avoir un logiciel ou des applications comme Adobe Acrobat installés sur votre smartphone. Enfin, une signature électronique a la même valeur qu'une signature manuscrite. La seule ou principale différence est que la signature électronique se fait par le biais de l'ordinateur ou de votre smartphone.

Éléments à prendre en compte avant de choisir un logiciel de signature électronique !

Tout d'abord, assurez-vous que votre logiciel est sécurisé. La sécurité est le premier critère à prendre en compte pour profiter pleinement des avantages de la signature en ligne. Ainsi, vous devez choisir un logiciel qui sécurisera vos données et votre contenu. Vos documents signés ont besoin d'un endroit sûr pour se protéger des mauvaises intentions. Un logiciel de signature électronique fiable s'appuie sur des certifications. Il est donc conseillé d'opter pour un logiciel qui respecte les normes. Les logiciels certifiés doivent être pertinents pour accroître la confiance dans les transactions électroniques. Outre la fiabilité d'un logiciel sécurisé, vous devez également viser un logiciel facile à utiliser. Dans la mesure du possible, optez pour un logiciel de signature électronique qui ne nécessite pas trop d'étapes à suivre pour effectuer une transaction rapide et accessible sans tomber dans l'excès de sécurité. En ayant un logiciel facile à utiliser, votre système d'identification des signataires sera beaucoup plus rapide mais surtout plus efficace et plus simple. C'est le bénéfice attendu du recours à la signature électronique.